广西大学公文处理办法

 

第一章  总  则

第一条  为使学校党政部门的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高我校公文质量，参照中央机关、国家机关有关公文处理的规定，结合我校的实际，制定本办法。

第二条  本校的公文，是指本校党政部门在党政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法管理和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定及学校内部管理规定，确保国家秘密的安全和学校工作的有序运行。

第六条  全校各级党政部门负责人应当高度重视公文处理工作，认真遵守本办法，并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第七条  党委办公室、校长办公室（以下简称“办公室”）是学校公文处理的管理机构，主管学校的公文处理工作并指导校属各单位的公文处理工作。

 

第二章  公文种类

第八条  我校使用的公文种类主要有：

一）决议

适用于经学校党委有关会议讨论通过的重要决策事项。

二）决定

适用于对学校重要事项或重大行动做出安排、决策，奖惩有关部门和人员；撤消校属各单位不适当的决定等。

三）意见

适用于对学校党政重要问题提出见解和处理办法。

四）通告

适用于学校在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

五）通知

适用于学校传达上级单位的指示；转发上级单位、同级单位和不相隶属单位的公文；批转校属各单位的公文；发布学校制定的规章制度；传达要求校属各单位办理和需要教职员工周知或共同执行的事项；人员任免等。

六）通报

适用于学校表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

七）请示

适用于学校向上级单位请求指示、批准。

八）报告

适用于学校向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

九）批复

适用于学校答复校属各单位的请示事项。

十）规定

适用于学校党政对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

十一）办法

适用于学校对某一方面的工作和事项作出具有规章制度性质的规定。

十二）函

适用于学校与不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

十三）会议纪要

适用于记载和传达学校党政会议主要精神和议定事项。

 

第三章  公文格式

第九条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、单位名称、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送（抄报、抄发）单位、印发单位和印发日期等部分组成。

一）涉及国家秘密的公文，党委发文应当在公文首页左上角分别标明密级（“绝密”、“机密”、“秘密”）和保密期限，行政发文应当在公文首页右上角分别标明密级（“绝密”、“机密”、“秘密”）和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当在公文首页左上角标明份数序号。

二）紧急公文应当根据紧急程度，党委发文在公文首页左上角分别标明“特急”、“急件”；行政发文在公文首页右上角分别标明“特急”、“急件”。如需同时标识密级、保密期限和紧急程度的，按照秘密等级和保密期限在上、紧急程度在下的次序用黑体字分两行顶格标识在版心左（右）上角，密级和保密期限中间用实心五角星隔开。函件的密级和保密期限标识在公文标题左上角。

三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称。发号公文由发文单位加“文件”组成；特定格式公文，如会议纪要由会议名称加“会议纪要”组成；其他公文可只标识发文单位。

联合行文时，主办单位排列在前，其他单位依次排列在后。

四）发文字号应包括学校的发文单位代字、年份、序号。发文字号中，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文的，使用主办单位发文字号。

正式文件的发文字号在发文单位标识下空2行居中排列。函件的发文字号标识在公文标题的右上角。

五）上行文，应当注明签发人、会签人姓名，标注在发文字号右侧适当位置。签发人为2人以上的，其姓名竖式平排。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和办公电话号码。

六）公文标题，位于发文字号标识之下。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规性文件加书名号外，一般不用标点符号。标题与文头纸红线空2行，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

七）主送单位指公文主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。主送单位标识在标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格。

请示性公文一般只主送一个上级单位，如需同时送其他上级单位，应用“抄报”形式。

八）正文，即公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送单位下方。

九）公文如有附件，应当注明其顺序和名称。附件应在正文下空1行左空2字标识。附件顺序号用阿拉伯数字，回行按其顺序顶格。

十）公文除“会议纪要”以外，应当署单位名称，加盖印章在单位名称上。

十一）成文日期，以负责人签发的日期为准。

十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号，居左空2字，标识在成文日期下一行。

十三）公文主题词按类别词、类属词、主题内容、文种的顺序排列。一个公文中，主题词一般不超过5个。主题词应在《教育部主题词表》中选用，并按要求用黑体字标注主题词，置于公文末页抄送（抄报、抄发）栏上方，词目之间应空1字距离。

十四）抄送（抄报、抄发）单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。对上级单位用“抄报”，同级单位和不相隶属单位用“抄送”，校属各单位用“抄发”。

十五）公文印发单位名称、印发日期、校对人、录入员和印刷份数等印刷版记置于公文末页抄送（抄报、抄发）栏下方。印发日期以送印日期为准。印发份数加圆括号“（）”标注于印发日期右下侧。

十六）公文应当标明公文张页的顺序编号。单面印刷的，用阿拉伯数字标注在每一页公文的下端居中；双面印刷的，用阿拉伯数字标注在每一页公文的右或左下端。

第十条  本《办法》中未说明的公文其他组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999）国家标准执行。

第十一条  印刷格式，文字从左至右横写、横排；文件纸一律采用国际标准A4型（ 210 mm × 297 mm ），左侧装订。一般每页排印 22行，每行28个字。

印刷字体，如需印上秘密等级、保密期限和紧急程度，则用3号黑体字标识；文件标题用小2号小标宋体字标识；正文、发文字号、签发人、附件、附注、成文日期、批语、按语、抄送（抄报、抄发）单位、印刷版记用3号仿宋体字标识；“主题词：”三个字及冒号用3号黑体字标识，主题词的词目用3号小标宋体字标识；文中如有小标题可用3号楷体字或黑体字标识。

 

第四章  行文规则

第十二条  行文应当确有必要，注重实效。

第十三条  除党委办公室、校长办公室经校党政领导授权可以对外正式行文外，校属各单位不得对外正式行文。

第十四条  “请示”的公文，应当一文一事，只写一个主送单位，如需同时报其他单位，应当用“抄报”形式。

“报告”不得夹带请示事项。

第十五条  学校的重要行文，应抄送直接上级主管单位。 

第十六条  除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十七条  经过批准在报刊上发表的公文，应视同正式文件依照执行，一般不必另外行文，但应在报刊发表时注明。

第十八条  对不符合行文规则的公文，办公室应退回承办单位重新办理。

 

第五章  发文办理

第十九条  发文办理指以学校名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、编号、复核、打印、校对、用印、登记、分发等程序。

第二十条  草拟公文应做到：

一）符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

二）情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

五）人名、地名、数字、引文必须准确。引用公文应当先引发文单位和标题，再引发文字号，再次引用该公文，可以只引文号，不引标题。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“㈠”，第三层为“⒈”，第四层为“⑴”，第五层为“①”。

七）公文中必须使用国家法定计量单位。

八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

九）公文中的数字，除部分结构层次序号和在词、词组、惯用语、缩短语和具有修辞色彩的词语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

十）草拟公文必须用电脑打印文本或用钢笔、毛笔书写，不得使用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔等容易使字迹褪色、模糊的书写工具。

十一）草拟公文必须使用学校统一印制的发文稿纸。发文笺上的主办单位和拟稿人，紧急程度，秘密等级，会办单位，主送、抄报、抄送单位，文件标题等栏目必须书写清楚。

十二）送审的文稿，必须附上文稿引用和涉及的有关文件、法规或材料。

第二十一条  凡正式公文，在送校党政领导审批签发之前，均应由主办单位负责人核稿；涉及其他单位职权范围内的事项需要会签的，由主办单位提出会办单位并送有关单位负责人审核、会签；会办单位要对会办公文认真审核并提出具体明确的会办意见并签名以示负责；然后再送办公室统一复核、审核。复核、审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策及有关规定；与学校过去发出的公文是否重复、矛盾；提出的措施和要求是否明确具体、切实可行，是否已与有关单位会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本处理办法的有关规定。

会签、核稿要及时，一般情况下自收到文稿之日起，三天内要会签、审核处理完毕，急件随到随签随核；文稿审核后如经请示党、政领导确定不外发的，退回拟稿单位；如需作较大改动，应与拟稿单位有关人员协商或退回拟稿单位限期修改。

第二十二条　除有关组织、人事、纪检、监察等带保密性质的公文外，未经办公室审核的公文，一般不得直送校党政领导审核。办公室已审核的公文，应按校党政领导的分工呈送校党政领导签发。凡未经校党政领导签发的公文一律不得下发或上报。部分公文根据校党政领导授权，办公室负责人或有关职能单位负责人也可签发。凡经领导签发的公文，不得随意删改，如有疑义，可向签发人提出自己的意见，经签发人同意后才能更改。

第二十三条  公文正式印制前，应由办公室进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第二十四条  凡请求自治区党委、政府、自治区高工委、教育厅转批公文，应正式行文请示，讲清请求批转公文的理由，附上批转公文的代拟稿及其所涉及的有关文件依据，并随文送上装有该公文的电子软盘。

 

第六章  收文办理

第二十五条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十六条  公文由办公室统一签收、登记。通过会议途径收到的公文，收文者回单位后应及时交办公室登记处理。

第二十七条  收到校属各单位上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由学校办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第二十八条  对不符合本办法规定的公文，即有下列情况之一者，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

一）内容不符合国家的法律、法规和其他有关规定的；

二）要求办理或解决的事情不属学校职权范围或不应由学校受理的；

三）无特殊情况和理由而越级请示的；

四）属于学校职权范围内处理的事项而要求上级机关处理的；

五）内容涉及有关部门但未与有关部门协商、协调，或者不符合会签程序的；

六）一文多事，多头请示的；

七）报告中夹带请示事项的；

八）不使用学校发文标识或不盖印章的；

九）其他违反《自治区高校工委、教育厅机关公文处理实施细则》及本办法的。

第二十九条  对符合本办法规定的公文，办公室应当及时提出拟办意见送校党政领导批示或交有关部门办理，需两个以上校属单位办理的应当明确主办单位。紧急公文，应当明确办理时限。

第三十条  承办单位收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

第三十一条  对上级单位下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见，送校党政领导批示后交有关部门办理。

第三十二条  公文办理中遇到有涉及其他部门职权范围的事项，主办单位应当主动与有关部门协调。如有分歧，主办单位负责人要出面协调；如不能取得一致意见的，主办单位应书面如实写明各自不同观点，先由办公室进行协调；办公室协调后仍不能取得一致意见的，报请校党政领导裁定。

第三十三条  审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十四条  送校党政领导批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。

 

第七章  公文归档

第三十五条  公文办理完毕，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十六条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理（立卷），确保归档公文的齐全、完整，正确反映本单位的主要工作情况，以便于保管和利用。

第三十七条  联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第三十八条  归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学校档案馆移交。

第三十九条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第四十条  没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销。

 

第八章  公文管理

第四十一条  公文由办公室统一签收、审核、用印、归档和销毁。公文阅读和传达范围按有关规定执行。

第四十二条  秘密文件未经制发单位批准或授权，不得自行翻印。

复制秘密文件必须按规定履行批准手续，建立严格的登记、管理制度，并按原本文件管理，严格控制复制份数和分发范围。公文复印件作为正式公文使用时，应加盖学校证明章，视同正式文件保管。

严禁复印绝密文件和资料，严禁复印密码电报，严禁到社会上营业性复印场所复印带密级的文件和资料。

第四十三条  发送公文时，应按其内容确定缓急、秘密等级，并在封发时注明。秘密文件必须交办公室机要通讯员传递，直接送交指定收件人签名领取。

第四十四条  部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当按有关规定将本人暂存借用的公文移交、清退。

 

第九章  附  则

第四十五条  本处理办法自 2003年 3月 1日起 执行。过去的有关规定，与本处理办法不一致的，以本处理办法为准。

第四十六条  本处理办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

 

附件：

教育部公文主题词表（试行）

 

一、高等教育

高校　　　直属高校　　　本科　　　专科

预科　　　文科　　　理科　　　工科

医科　　　农科　　　外语　　　专业设置

专业点　　　专业目录　　　研究生班　　　硕士点

博士点　　　博士后　　　学籍　　　  学历

学士　　　研究生　　　在职攻读　　　硕士

博士　　　双学位　　　第二学士学位　　　讲师

副教授　　　教授　　　名誉教授　　　客座教授

导师　　　  院士　　　  科研课题　　　科研成果

教学成果　　　知识产权　　　实验室　　　基地

211工程　　　校际交流　　　授权

二、基础教育

义务教育　　　特殊教育　　幼儿教育　　　素质教育

课外教育　　　艺术教育　　　幼儿园　　　小学

中学　　　  中小学　　　附中　　　  附小

高中　　　  工读　　　  班主任　　　少儿工作

少先队　　　升学率　　　辍学

三、职业教育

高等职业教育　　高等职业学校　　中等职业教育

中等职业学校　　　中专　　　技校　　　职高

职业中专　　　农业中学

四、成人教育

成人高教　　　成人高校　　　函授　　　  夜大学

成人中专　　　扫盲　　　  继续教育　　　专升本

社会办学　　　社会助学

五、师范教育

高师　　　  中师　　　  幼师　　　  教育学院

六、民族教育

双语教学　　　支援协作　　　西藏班　　　新疆班

七、电化教育

电大　　　  台站　　　  频道　　　  远程教育

八、教学工作

教学　　　教学大纲　　　教学要求　　　教学计划

教学用书　　　教学改革　　　学制　　　学科

专业　　　  课程　　　  课业负担     目录

开学　　　  入学　　　  升学　　　  进修

复习　　　  实习　　　  会考　　　  考试

录取　　　  结业　　　  肄业　　　  自学考试

考务　　　  命题　　　  汉语　　　  水平考试

工作量

九、学校管理

校长　　　  教职工　　　师资　　　  职务

督导　　　  督学　　　  品德教育　　　思想政治

校园　　　  校史　　　  罢课　　　  学潮

学生会　　　校友会　　　办学　　　  办班

联合办学　　　民办　　　  学杂费　　　培养费

奖学金　　　贷学金　　　补助　　　  专款

赞助　　　  援款　　　  捐款　　　  赠款

赠书　　　  抗震　　　  修缮　　　  搬迁

评定　　　  评选　　　  评估　　　  评审

申报　　　  审批　　　  清查　　　  验收

设置　　　  校办产业　　　勤工俭学　　勤工助学

学校卫生　　　健康　　　  校医　　　 近视眼防治

学校体育　　　体能　　　  体格　　　  竞赛

国防教育　　　夏令营　　　公派　　　  自费

讲学　　　  集训　　　  选派　　　  人才

校舍　　　  行政学院　　　教具　　　  教学仪器

十、国际合作

来华　　　  回国　　　  援外　　　  华侨

海外　　　  内地　　　  出境　　　  入境

十一、综合

党的建设　　　党委会　　　党员　　　  党校

党纪处理　　　违纪　　　 爱国主义　　关心下一代

成员　　　  候选人　　　代表　　　  资格

先进　　　  推荐　　　  规程　　　  工作要点

草案　　　  法规　　　  名称　　　  活动

登记　　　  备案　　　  证书　　　  普通话

主题词　　　灾区　　　  直属单位　　　撤消

巩固提高　　　清理　　　  档案馆　　　图书馆

征订　　　  报送　　　  征求意见　　　文件修改

行政复议